Reserva de espacios

La reserva de espacios convierte los lugares de la organización en horarios que cualquier persona puede reservar — en el sitio, en la app o en el mostrador, con el gestor cargándola. La agenda es la misma de los partidos y las clases, así que nadie reserva la cancha en el horario de la escuela.

Lugar y espacio

• Lugar es la dirección: el gimnasio, el complejo deportivo, el club. Ver Lugares y canchas.
• Espacio es lo que se reserva dentro de él: “Cancha 1”, “Cancha de fútbol 7”, “Sala de danza”.

Un lugar puede tener varios espacios, y cada uno tiene precio, horarios y reglas propias.

Registrar un espacio

En Lugares, abre el lugar y usa Espacios → + Nuevo espacio. Indica:

Campo	Para qué sirve
Nombre y Descripción	Cómo aparece el espacio en el sitio y en la app
Modalidades	Ej.: “Futsal, Vóley” — usadas en los filtros del sitio
Foto	Sin foto del espacio, el sitio usa la del lugar
Precio por período (R$)	Valor de cada período. En blanco o cero = gratuito
Duración del período (min)	Tamaño de cada horario reservable (por defecto 60; mínimo 15)
Antelación mínima (h)	Cuánto tiempo antes del inicio todavía se puede reservar
Antelación máxima (días)	Hasta cuántos días adelante la agenda está abierta (por defecto 30)
Límite de reservas activas por usuario	Cuántas reservas abiertas puede tener la misma persona en ese espacio. En blanco = sin límite
Acepta reserva por autoservicio	Desmarcado, solo el gestor reserva
Horario de funcionamiento	Franjas por día de la semana (ej.: lun a vie, de 7 a 22 h)

El valor de la reserva es el precio por período × número de períodos.

Atención Registra el horario de funcionamiento. A partir de él Torneyo arma los horarios disponibles — un espacio sin franjas no muestra ningún horario para reservar.

Desactivar un espacio impide nuevas reservas; las que ya existen siguen valiendo.

Reglas de cobro y aprobación

En Organización → Reservas de espacios están las reglas que valen para todos los espacios:

• Forma de cobro:

  • Gratuito — sin cobro en línea.
  • Cobrar con la cuenta Stripe de la organización — el dinero cae directo en la cuenta de la organización, con transferencia automática. Exige la cuenta conectada y el registro completo en Finanzas → Activar cobros; la pantalla muestra la situación de la cuenta y solo habilita la opción cuando está lista.

  Cambiar la forma de cobro le corresponde al propietario o a un administrador. En los cobros en línea, la comisión es la misma de los demás: 5% + costo de procesamiento de la tarjeta (3,99% + R$0,39), descontada del valor recibido.

• Aprobar reservas automáticamente — activado, la reserva gratuita nace confirmada; desactivado, llega como Solicitada y espera la aprobación del gestor.

• Antelación mínima para cancelar (horas) — hasta cuándo quien reservó puede cancelar solo (por defecto 24 h).

• Plazo para el pago (minutos) — cuánto tiempo queda retenido el horario esperando el pago (por defecto 30 min).

Una reserva paga va directo al pago, aun con la aprobación manual activada.

Cómo reservan las personas

En el sitio, sin crear cuenta — cada espacio con autoservicio tiene una página pública en /es/espacos/, con foto, precio, modalidades, mapa, horario de funcionamiento y el botón Cómo llegar. En Reservar este espacio, la persona elige el día y el horario libre, indica nombre, correo y WhatsApp (opcional) y confirma con un código de 6 dígitos enviado por correo. Si el espacio es pago, sigue al pago.

En Torneyo (web o app) — en Reservar espacio, la persona filtra por ciudad, abre el espacio, elige el día y hace clic en un horario libre. Sigue todo en Mis reservas: pagar, cancelar y descargar el comprobante.

Por el gestor — en la Grilla de reservas del lugar (botón Reservas en la lista de lugares), el gestor elige el espacio (o el lugar completo) y el día, y usa Nueva reserva para reservar para alguien (búsqueda por nombre o correo) o para sí mismo. Solo el gestor marca Reserva fija (todas las semanas), para el equipo que juega siempre en el mismo horario. La reserva hecha por el gestor nace confirmada y no genera cobro en línea.

Torneyo rechaza al momento lo que no cumple las reglas: horario en el pasado, fuera del funcionamiento, fuera de la antelación, por encima del límite por usuario o en conflicto con partido, clase u otra reserva.

Estados de la reserva

Estado	Cuándo
Solicitada	Gratuita, con aprobación manual — espera al gestor
Esperando pago	Paga — el horario queda retenido durante el plazo de pago
Confirmada	Aprobada o pagada
Concluida	El gestor la marcó como realizada
Cancelada	Cancelada por quien reservó o por el gestor
Expirada	Terminó el plazo de pago sin pago

Solicitada, Esperando pago y Confirmada ocupan el horario. Las demás lo liberan.

Gestionar las reservas

La lista Reservas de la organización muestra todas, con filtro por estado, y las acciones:

• Aprobar — para las solicitadas.
• Cancelar — con motivo opcional, que va en el correo a quien reservó. Es también la forma de rechazar una solicitud.
• Concluir — marca la reserva como realizada.
• Comprobante — descarga el PDF de la reserva.

Quien reservó puede cancelar hasta la antelación configurada. Una reserva paga y confirmada que se cancela se reembolsa automáticamente por el valor total — el dinero vuelve a la tarjeta en algunos días hábiles.

Las reservas confirmadas aparecen en la agenda de la organización, junto con partidos y clases.

Avisos para quien reservó

Quien reservó recibe correo (y notificación en la app, si tiene cuenta) cuando la reserva está esperando pago, cuando se confirma y cuando se cancela o expira. Las reservas sueltas confirmadas también reciben un recordatorio 2 horas antes.

Comprobante con código QR y entrada

Cada reserva confirmada tiene un comprobante en PDF con lugar, espacio, fecha, horario, valor y un código QR. En la entrada, quien trabaja en el lugar abre Validar reserva (QR) en la app de Torneyo y apunta la cámara al comprobante: la app muestra lugar, espacio, fecha y horario y si la reserva está confirmada.

La validación solo consulta: no registra la entrada ni cambia el estado de la reserva.

Quién puede hacer qué

Gestionar espacios, reservas y la configuración de cobro es para los miembros de la organización. En la app, el menú Mis espacios aparece para propietario, administrador y gestor, y Validar reserva (QR) también para el operador.

Limitaciones actuales

• El precio es por período fijo; no hay precio distinto por día de la semana u horario.
• No existe un bloqueo de horario dedicado: para bloquear, el gestor hace una reserva para sí mismo (o para el lugar completo).
• El pago en línea es solo con tarjeta (vía Stripe), siempre a la cuenta de la organización; no hay pago instantáneo ni registro de pago manual en la reserva. Si la cuenta de la organización queda con el registro pendiente, las reservas pagas no están disponibles hasta regularizarla en Finanzas.
• El reembolso es siempre por el valor total — no hay multa por cancelación.
• La reserva fija cobra un único período y no recibe recordatorio. Con Repetir hasta, el horario vuelve a quedar libre a partir del día siguiente a la fecha final.
• El gestor no recibe aviso de nueva reserva; sigue la lista de reservas.
• Al crear o reprogramar un partido en un lugar con una reserva activa en el mismo horario, Torneyo avisa el conflicto y pide confirmación. El horario de las clases todavía no se compara con las reservas, porque la clase no tiene lugar registrado — revisa la grilla antes de programar la clase.